Zollpapiere für Pakete außerhalb der EU

Für ein Warenpaket außerhalb der Europäischen Union benötigen Sie grundsätzlich eine Zollinhaltserklärung und gegebenenfalls weitere Unterlagen. Welche Dokumente dazugehören, hängt vom Versandprodukt, dem Inhalt und dem privaten oder gewerblichen Zweck ab. Besondere Waren können zusätzliche Prüfungen erfordern, auch bei kleinen Sendungen. Wählen Sie deshalb zuerst Ihr Versandprodukt und prüfen Sie anschließend den Ausfuhr-Check oben.

Kurz erklärt

Bei Warensendungen in Nicht-EU-Länder sind grundsätzlich Zollpapiere nötig, auch bei privaten Geschenken. Für gewöhnliche EU-Ziele ist dagegen keine Zollinhaltserklärung erforderlich. Private Bestellungen aus dem Ausland betreffen die Einfuhr und sind vom Versand aus Deutschland zu unterscheiden.

CN22 bezeichnet das Postformular für DHL Päckchen mit Waren bis 300 Sonderziehungsrechte (ca. 350 Euro). CN23 ist das größere Formular für reguläre Sendungen wie das DHL Paket in Nicht-EU-Länder. Für die genaue Zuordnung sind stets die Bestimmungen des gewählten Versandprodukts maßgeblich.

Erfassen Sie die Sendungsdaten vorab online über die Versandmaske Ihres Paketdienstes. Welche Angaben dort Pflicht sind, legt der Zusteller fest.

Welche Seite für welchen Fall

Für länderspezifische Anforderungen helfen die Anleitungen zum Paketversand in die Schweiz und zu Zollunterlagen für Norwegen. Prüfen Sie dort Ihren Zielfall, bevor Sie die Versandunterlagen abschließen.

Verkaufen Sie über einen Marktplatz, unterstützt Sie die Anleitung für Etsy-Verkäufe außerhalb der EU. Die grundlegende Trennung zwischen Postformular, Ausfuhranmeldung und Steuernachweis gilt ebenso für eBay, Shopify und Amazon.

Fehlt Ihnen die Warenkennzeichnung, beginnen Sie beim Finden der Zolltarifnummer. Das Harmonisierte System, kurz HS, bildet die internationale Grundlage dieser Nummern. Eine Nummer auf Zollzettel bietet nur Orientierung; verbindliche Sicherheit bietet eine verbindliche Zolltarifauskunft, kurz vZTA, beim Zoll.

Postformular und Ausfuhranmeldung getrennt prüfen

Die Zollinhaltserklärung informiert den Postdienst und den Bestimmungszoll über den Paketinhalt. Eine Ausfuhranmeldung meldet die Ware dagegen förmlich bei der deutschen Zollverwaltung ab. Beide Dokumente erfüllen unterschiedliche rechtliche Aufgaben und bestehen im Einzelfall nebeneinander.

ATLAS steht für Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System und bezeichnet das elektronische Zollsystem in Deutschland. Nach den Vorgaben von DHL ist bei kommerziellen Postsendungen über 1.000 Euro Gesamtwert eine elektronische Ausfuhranmeldung nötig (Stand: 15. Oktober 2026). Besondere Waren können unabhängig vom Wert weiteren Genehmigungspflichten oder Ausfuhrbeschränkungen unterliegen.

Bis zu dieser Grenze ist bei Päckchen und Paketen laut Zoll keine Ausfuhranmeldung nötig, sofern weder Erstattungen beantragt werden noch Verbote oder Beschränkungen gelten. Prüfen Sie die gesetzlichen Voraussetzungen und die Annahmebedingungen Ihres Paketdienstes deshalb stets getrennt.

Klären Sie vor allem bei Express- und Kurierdiensten vorab, welche Unterlagen und elektronischen Datensätze der jeweilige Anbieter für das Zielland verlangt.

Rechnungen, Inhaltsangaben und besondere Waren prüfen

Handelsrechnung oder Proformarechnung

Eine Handelsrechnung belegt einen Verkauf mit Gegenleistung, vor allem bei Waren zum gewerblichen Wiederverkauf. Eine Proformarechnung begleitet dagegen kostenfreie Muster, Geschenke oder Ersatzlieferungen im Garantiefall. Auch wenn dem Empfänger kein Betrag berechnet wird, besitzt jede Sendung einen zollrechtlichen Warenwert.

Geben Sie deshalb auch bei kostenlosen Lieferungen den tatsächlichen Wert realistisch an. Verkäufe fälschlich als Geschenk zu deklarieren oder den Warenwert künstlich zu senken, ist unzulässig.

Übereinstimmende Angaben

Gleichen Sie Rechnung, Zollinhaltserklärung und die elektronischen Daten vor dem Versand sorgfältig ab. Warenbeschreibung, Stückzahl, Wert samt Währung sowie das Ursprungsland müssen in allen Papieren übereinstimmen.

Achten Sie auf konkrete Warenbezeichnungen wie Damenpullover aus Baumwolle statt pauschaler Sammelbegriffe wie Kleidung oder Geschenk. Bei DHL ist die achtstellige Zolltarifnummer seit 15. Februar 2024 für Geschäftskunden in den Sendungsdaten für DHL Paket International in die Schweiz und DHL Europaket Pflicht. Für private CN22- oder CN23-Formulare ist eine solche Pflicht nicht belegt.

Zusätzliche Warenprüfungen

Vorschriften zum Artenschutz, Produktsicherheitsregeln oder gesundheitliche Bestimmungen können bestimmte Ausfuhren einschränken oder ganz verbieten. Prüfen Sie vorab kritische Materialien wie bestimmte Hölzer, tierische Bestandteile oder chemische Inhaltsstoffe. Ein vollständig ausgefülltes Postformular ersetzt dabei keine behördlich vorgeschriebene Ausfuhrgenehmigung.

Ausfuhrnachweise für gewerbliche Verkäufe sichern

Private Geschenksendungen berühren keine steuerlichen Nachweispflichten. Gewerbliche Händler müssen für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 6 des Umsatzsteuergesetzes eindeutige Belege vorweisen.

Wurde die Sendung elektronisch über ATLAS angemeldet, dient der Ausgangsvermerk als maßgeblicher Nachweis. Die Ausfuhrzollstelle übermittelt diese Bestätigung elektronisch (§ 9 UStDV).

Bei Postsendungen ohne elektronische Ausfuhranmeldung gilt nach § 10 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung unter anderem der Einlieferungsschein für im Postverkehr beförderte Sendungen als Versendungsbeleg.

Bewahren Sie Rechnung, Versandbeleg und gegebenenfalls den Ausgangsvermerk geordnet zusammen auf. Zollzettel ist ein unabhängiges Informationsportal, keine Zollbehörde und kein Abfertigungsdienstleister. Bei Zweifeln an der umsatzsteuerlichen Anerkennung klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.